Casi todos los bares tienen una estantería del almacén que nadie toca. Botellas de un licor que se pidió para un cliente que ya no viene, una tónica de moda que se quedó en moda de la semana, tres tipos de agua cuando solo se sirve uno. Cada una de esas referencias ocupa sitio, inmoviliza dinero y, con el tiempo, caduca o se olvida. Es lo que llamamos inventario muerto, y es más caro de lo que parece.

Esta guía es la conversación que tenemos con muchos locales antes de servirles el primer pedido. No hay una cifra mágica de referencias: hay un método para saber cuáles te hacen ganar dinero y cuáles no.

Por qué el exceso de referencias te cuesta dinero

Un surtido demasiado amplio tiene cuatro costes que no aparecen en ninguna factura:

Dinero parado. Cada caja que no rota es capital que no está en la caja registradora.
Espacio. En una cámara pequeña, cada hueco ocupado por algo que no se vende es un hueco menos para lo que sí se vende.
Mermas y caducidades. Lo que rota poco es lo que acaba caducado, abierto a medias o en el fondo del almacén.
Tiempo de gestión. Más referencias son más líneas en el pedido, más recuentos y más errores.

La regla que usamos: una referencia se gana su sitio en la barra si rota con regularidad, si tu cliente la pide por su nombre o si cumple una función clara en la carta (la copa de vino de la casa, el refresco sin azúcar, el agua con gas). Si no cumple ninguna de las tres, sobra.

Cómo revisar tu surtido en una tarde

No hace falta un programa de gestión ni una consultoría. Con una hoja de papel y tus últimos pedidos, en una tarde tranquila puedes hacer esta revisión:

Apunta todo lo que tienes. Recorre cámara, almacén y barra y anota cada referencia de bebida, con la cantidad que queda. Verás cosas que no recordabas tener.
Mira los pedidos de los últimos tres meses. Con los albaranes de tu distribuidor sabrás cuántas veces has repuesto cada referencia. Lo que no has repuesto en tres meses, o está sobredimensionado, o no se vende.
Clasifica en tres grupos. Lo que rota cada semana, lo que rota cada mes y lo que no rota. El primer grupo es tu columna vertebral; el segundo hay que vigilarlo; el tercero es candidato a salir.
Pregúntate por qué está cada referencia del tercer grupo. A veces hay un motivo (un cliente fijo, un plato de la carta). Si no lo hay, no la vuelvas a pedir y deja que se agote.
Decide qué formato te conviene. Para lo que rota mucho, mira si el formato es el adecuado: barril frente a botella en cerveza, vidrio retornable frente a PET en agua, pack grande frente a unidad.

Un criterio por familia

Cada familia de producto tiene su propia lógica. Estos son los puntos en los que solemos fijarnos:

Familia	Qué conviene tener	Dónde suele sobrar
Cervezas	Una cerveza principal en barril o botella según tu volumen, una alternativa reconocible y, si tu público lo pide, una opción especial o de importación.	Varias referencias parecidas que se reparten las mismas ventas y estropean la rotación de todas.
Vinos	Un blanco y un tinto de la casa que rotan, y una carta corta con dos o tres referencias más por tipo, pensada para tu cocina.	Botellas caras que casi nunca salen y se quedan años en la estantería.
Aguas	Con gas y sin gas, en el formato que sirves en mesa. Si tienes terraza o mucho volumen, el formato grande.	Tres referencias de agua sin gas cuando el cliente no distingue entre ellas.
Refrescos	Las referencias que se piden por su nombre: cola, cola sin azúcar, naranja, limón, tónica y un té o isotónico según tu público.	Sabores o referencias de moda pedidos «por probar» que se quedan en la cámara.
Licores	Lo que se sirve en copa en tu local: pocas referencias, bien elegidas, con la botella siempre abierta y en uso.	Botellas de importación o premium que abriste para un cliente y siguen a medias meses después.

Señales de que una referencia sobra

Llevas más de tres meses sin reponerla y todavía queda género.
La abriste para un cliente concreto y nadie más la ha pedido.
Tienes dos productos que hacen la misma función y uno de ellos vende claramente menos.
Cuando revisas caducidades, siempre aparece la misma.
Ni tú ni tu personal la recomendaríais si un cliente os pidiera consejo.

Decidirlo con tu distribuidor, no solo

Tu distribuidor ve lo que piden decenas de locales parecidos al tuyo cada semana. Ese dato vale mucho: sabe qué referencias rotan en tu zona, qué formato compensa para tu volumen y qué novedad merece una prueba y cuál no. Si tu proveedor solo despacha pedidos, te estás perdiendo la mitad del servicio.

En Aracaba, antes del primer pedido nos sentamos con el hostelero a mirar esto mismo: qué vende, qué le pide su cliente y qué le sobra. La conclusión casi siempre es la misma: menos referencias, mejor elegidas, y un pedido que llega cuando tiene que llegar.

Para llevarte: revisa el surtido cada temporada, no cada cinco años. Deja que se agote lo que no rota, concentra las ventas en las referencias que tu cliente reconoce y pide al distribuidor que te diga, con datos de tu zona, qué le funciona a locales como el tuyo.